Fluxo de caixa para condomínios: saiba como montar o seu!

Todo empreendimento imobiliário que possui uma gestão saudável precisa organizar suas finanças. Nesse aspecto, construir um fluxo de caixa para condomínios é o mínimo para todo bom gestor.

Afinal, um condomínio mal administrado financeiramente tem sérias dificuldades de se estruturar de maneira saudável. Portanto, se você ocupa este cargo de gestão e está confuso sobre como implementar o fluxo de caixa, preste muita atenção neste artigo. Aqui, você vai encontrar o passo a passo para desenvolver esse processo de forma eficiente!

O que é o fluxo de caixa?

Esta expressão é como normalmente chamamos as movimentações financeiras em uma conta ou fundo de uma empresa. Se bem feito, o fluxo de caixa serve como um registro do total em valores que circulam pela companhia, contabilizando dinheiro retido em caixa, quantias usadas em pagamentos e a previsão do que entrará com as vendas.

Logo, podemos considerar que o fluxo de caixa é uma forma de monitorar as finanças da empresa. Por meio de seus registros, o gestor entende o seu orçamento real, ou seja, os valores que possui – contando com a receita que vai entrar e descontando os custos operacionais e variáveis.

Um condomínio possui diversos gastos que são descontados recorrentemente: salário de funcionários, despesas de manutenção e contas mensais, como água e luz. Da mesma forma, há uma fonte de renda fixa – tais como as taxas pagas por cada condômino. Essa movimentação compõe o fluxo de caixa, permitindo a previsão do valor “que sobra”.

É com este valor sobressalente que o condomínio poderá investir em melhorias estruturais, instalação de equipamentos de segurança, modernização do prédio, entre outros. Por este motivo, manter um fluxo de caixa organizado é fundamental para uma administração eficiente.

Como montar corretamente o fluxo de caixa?

1 - Crie uma metodologia de registro do fluxo de caixa

Para ter um fluxo de caixa eficiente, você precisa instaurar uma metodologia de registro. O primeiro passo é padronizar uma classificação de gastos do condomínio, para ter uma noção do impacto financeiro que atinge o empreendimento mensalmente.

Os critérios de categorização dos gastos podem ser muitos: sazonalidade, prioridade de cada conta, valores mais altos para mais baixos, entre outros. O ideal é fazer uma análise do histórico de gastos do condomínio e entender qual será a melhor estratégia organizacional.

Depois, é o momento de mapear todas as datas onde há entrada de dinheiro no caixa do condomínio. Monitorar a vinda de capital para a gestão é importante não só para averiguar se existem condôminos inadimplentes como para fazer um planejamento mais assertivo em relação ao seu orçamento.

Ter uma metodologia eficiente de entrada e saída faz toda diferença para uma boa gestão de capital. E para quem deseja manter um bom fluxo de caixa esse cuidado é muito importante!

2 - Determine a data de fechamento do planejamento

Para monitorar melhor o fluxo de caixa, é essencial estabelecer uma data de fechamento para o planejamento. Isto te dará uma faixa de corte para refazer as contas a cada mês, melhorando o controle de entradas e saídas.

O ideal é escolher um mês comercial e estabelecer um dos primeiros dias como data de fechamento – de preferência depois que todos os condôminos já tiverem pago suas mensalidades. Assim, fica mais fácil sincronizar as contas a pagar e recebimentos a cada novo ciclo.

3 - Inclua eventos esporádicos no planejamento

Na administração de um condomínio existe o que chamamos de evento esporádico – que podem ser tanto entradas quanto saídas. Inadimplências são alguns exemplos, que não acontecem recorrentemente. Com um fluxo de caixa,  você se prepara para não se apertar financeiramente diante desse tipo de situação.

Quando você tem um controle a longo prazo das finanças do empreendimento, consegue calcular qual é a média de perda que o condomínio acumula quando há déficit no caixa. Desta forma, pode fazer uma reserva de emergência para cobrir os gastos adicionais. 

Ainda existem os eventos esporádicos que são mais controlados, como o pagamento de 13º salário e manutenções de rotina. Com um bom controle de fluxo de caixa, todos esses gastos fixos, porém sazonais, sempre serão cobertos pela reserva de emergência.

4 - Padronize a atualização do controle de caixa

O fluxo do caixa precisa ser acompanhado de perto o tempo todo para evitar episódios de adversidade. Ainda assim, é sempre bom estabelecer um período fixo para atualização. 

Isso significa, de tempos em tempos, verificar se todas as informações inseridas no caixa estão corretas. Entradas, saídas, gastos imprevistos, tudo que afetou a economia do condomínio deve constar nessa atualização.

O ideal é que o intervalo entre uma análise e outra seja curto – por volta de uma ou duas semanas de diferença. Fazemos essa recomendação exatamente para que as informações novas não se percam. 

Recomendamos ainda a adoção de uma planilha ou checklist digital para registrar cada entrada e saída no momento em que acontecem, para depois só repassar durante a atualização.

5 - Sempre reveja a eficiência do seu planejamento

Mexer com estatísticas nunca é uma tarefa fácil. Exige muita atenção e concentração, pois um pequeno erro pode causar bastante desinformação e atrapalhar o andamento do projeto. Por este motivo, toda clareza possível na hora de registrar o planejamento é bem vindo.

Se no decorrer do processo perceber que o planejamento ainda está muito confuso, repense o método de registro e busque uma solução mais eficiente. O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão e projeção econômica. Logo, mais importante do que registrar informações financeiras, é regularizar a situação do seu condomínio. 

Se o planejamento não for bem organizado e as metodologias não estiverem claras para todos, de nada adiantará organizar um fluxo de caixa. 

Utilizando o fluxo de caixa para aprimorar o condomínio

Com um fluxo de caixa organizado, seu controle financeiro fica apurado e você passa a administrar melhor seus recursos. Com o orçamento bem definido, saberá quanto tem disponível para investir em melhorias, e terá uma reserva assegurada!

Com os recursos sobressalentes, será possível investir em serviços e melhorar a experiência de moradia dos condôminos. Um dos investimentos que não pode negligenciar é a segurança. Afinal, um prédio protegido contra invasões eleva significativamente seu valor de mercado.

A prioridade máxima de aprimoramento no condomínio precisa ser um sistema de monitoramento eficiente e completo, que vai muito além das câmeras de segurança. Mais do que isso, é preciso contar com sensores de movimento, lentes infravermelhas, nobreaks, e outros tipos de equipamentos de segurança.

Também é necessário contar com uma central de monitoramento à distância, comandada por profissionais de segurança altamente capacitados. E, por último, mas não menos importante, é necessário instalar uma portaria inteligente para controle de acesso.

A portaria remota é uma peça fundamental para a segurança. Investir nessa ferramenta, que reduz consideravelmente as tentativas de invasão, é o melhor destino que você poderá dar para os recursos do condomínio. 

O uso eficiente do fluxo de caixa possibilita a melhor experiência aos condôminos. Por isso, conte com a Rendall, sua melhor solução em portaria inteligente do ABC e São Paulo. Procure um representante da nossa equipe e conheça o nosso trabalho.